– Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý thư tín, công văn, đảm bảo tính hợp lệ (đúng mẫu biểu, đầy đủ các chữ ký có liên quan…) trước khi chuyển cho Ban Lãnh đạo xem xét xử lý.
– Theo dõi, quản lý lịch làm việc (lịch họp, công tác…) của Lãnh đạo theo phân công.
– Soạn thảo các văn bản trả lời các đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo. Kiểm tra việc chuyển các văn bản quan trọng, đảm bảo người nhận đã nhận được văn bản đúng thời gian qui định.
– Ghi biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo. Theo dõi việc triển khai và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện công việc của các đơn vị/ cá nhân theo biên bản cuộc họp.
– Thông báo, và nhắc nhở các cá nhân/ đơn vị thực hiện các công việc Lãnh đạo giao. Báo cáo Lãnh đạo các trường hợp chậm trễ thực hiện công việc.
– Tiếp nhận, xử lý sơ bộ các cuộc gọi điện thoại từ bên ngoài trước khi chuyển Lãnh đạo. Ghi nhận các cuộc gọi điện thoại khi Lãnh đạo đi vắng và báo cáo lại Lãnh đạo.
– Thực hiện việc thanh toán các chi phí của Lãnh đạo theo đúng qui định.
– Quản lý việc ra vào phòng làm việc của Lãnh đạo khi không có mặt Lãnh đạo hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo.
– Đặt vé máy bay/ phương tiện di chuyển khác, đăng ký visa, đăng ký khách sạn, đăng ký tour, đăng ký bàn tiệc tại khách sạn/ nhà hàng… cho Lãnh đạo khi được Lãnh đạo yêu cầu hoặc khi Lãnh đạo đi công tác/tiếp khách.
– Kiểm tra văn phòng phẩm, tình trạng sử dụng các trang thiết bị văn phòng… trong phòng làm việc của Lãnh đạo.
– Phân tích các hoàn thành các báo cáo thường niên theo chỉ đạo..
– Các công việc khác theo phân công chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo.