Hỗ trợ, điều phối hoạt động ban án bao gồm:
1. Tham gia vào việc xây dựng và ban hành các quy trình, chính sách dự án.
– Phối hợp với Chuyên gia Giáo dục xây dựng các bộ Quy trình vận hành dự án.
2. Tham gia xây dựng và đề xuất kế hoạch triển khai chi tiết, tiến độ thực hiện dự án:
– Thực hiện việc lên kế hoạch công việc, lịch trình, kế hoạch phân bổ nguồn lực, tài chính của dự án, theo dõi các thay đổi, và truyền đạt thông tin tới Quản lý dự án và thành viên liên quan của dự án.
– Phối hợp chặt chẽ với Quản lý dự án và các Phòng/Ban của Công ty nhằm triển khai thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.
– Tham gia quá trình làm việc với các đối tác, theo dõi việc thực hiện tiến độ hợp đồng, tham gia nghiệm thu dự án
– Giám sát việc phối hợp của Ban dự án với phòng ban, bộ phận bên trong và ngoài công ty
– Theo dõi các nhiệm vụ/các bước dự án/thời hạn dự án được giao, phối hợp với các chuyên gia dự án và thành viên nhóm liên quan, đưa ra hỗ trợ hoặc thông tin về các vấn đề liên quan dự án.
– Liên lạc và lập mạng lưới với các bên liên quan khác.
3. Quản lý công tác giám sát quá trình triển khai dự án theo quy định của pháp luật và kế hoạch của ban về các mặt: chất lượng, khối lượng, tiến độ, … của toàn bộ dự án.
4. Tham gia quản lý việc thực hiện dự án để đảm bảo tuân thủ ngân sách, tiến độ và phạm vi:
– Hỗ trợ các chỉ đạo, điều phối các hoạt động của nhân sự trong đội dự án của Giám đốc dự án.
– Kiểm soát việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn thành viên dự án.
– Giám sát, theo dõi các mốc quan trọng của dự án. Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ.
– Trao đổi với thành viên đội dự án để xác định và giải quyết các vấn đề.
– Giám sát hiệu suất của các thành viên trong nhóm dự án
5. Thực hiện công tác báo cáo, chuẩn bị thủ tục hồ sơ và các công việc hành chính khác:
– Giám sát việc quản lý, lưu trữ hồ sơ hoàn công, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo đúng quy định của Pháp luật.
– Điều phối các hoạt động họp hành, trao đổi, tương tác với đối tác bên trong và ngoài ban
– Lập và xử lý các chứng từ, hóa đơn, báo cáo tài chính, cũng như báo cáo ngân quỹ và tiến độ.
– Lập báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình và tiến độ dự án hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
– Hỗ trợ việc dịch thuật các tài liệu, bao gồm tài liệu dự án, báo cáo, thư tín và các tài liệu khác.
– Lưu giữ và cập nhật tài liệu dự án và các hồ sơ tài liệu khác.
6. Đưa ra các cảnh báo, khuyến cáo về rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động của ban
7. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng ban