1. Kế hoạch

• Xây dựng và lập kế hoạch triển khai cho tất cả các mảng hoạt động tại đơn vị theo định kỳ và cập nhật theo từng giai đoạn.
• Tổ chức triển khai và kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt.
• Nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc đảm bảo CBNV dưới quyền hoàn thành được các kế hoạch đặt ra.
• Đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai.

2. Nhân sự

• Phân công, bố trí nhân sự đảm bảo tối ưu hóa năng suất, hiệu quả làm việc của CBNV dưới quyền, từ đó đề xuất điều chỉnh định biên của Đơn vị.
• Đào tạo, phát triển năng lực CBNV; xem xét, đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm CBNV đối với các chức danh tại đơn vị.
• Hỗ trợ định hướng và kiểm soát lộ trình phát triển nghề nghiệp của CBNV.
• Tổ chức đánh giá, xếp loại và phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển CBNV.
• Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, phù hợp với tiêu chuẩn, quy định của Công ty.

3. Hệ thống quy chế, quy định, quy trình

• Đề xuất các nội dung sửa đổi, bổ sung và phối hợp hoàn thiện, xây dựng hệ thống quy chế, quy định, quy trình nội bộ.

4. Tài chính

• Ngân sách: Tổ chức lập, triển khai, kiểm soát, đánh giá việc lập, thực hiện ngân sách trong lĩnh vực được giao phụ trách.
• Chi phí vận hành: Kiểm soát chi phí theo đúng định mức quy định và đảm bảo trong ngân sách đã được phê duyệt; nghiên cứu các giải pháp tiết kiệm chi phí nhắm tối ưu hóa.
• Kiểm soát về nguồn Doanh thu (nếu có), đề xuất và phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm đạt được chỉ tiêu theo kế hoạch.
• Quản lý tài sản: Quản lý tài sản trong phạm vi được giao phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Công ty ban hành; Mua sắm tài sản, đảm bảo đúng trong phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm cần thiết, có hiệu quả cao nhất.

5. Pháp lý

• Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá và tự thanh tra (nếu cần) các công việc của đơn vị đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.

6. Kiểm soát Chất lượng công việc

• Truyền thông và tổ chức việc thực hiện kiểm soát chất lượng công việc đến toàn thể CBNV.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ, thực hiện đánh giá chất lượng dịch vụ hàng tuần/tháng, đề xuất điều chỉnh tần suất thực hiện (nếu có), đảm bảo tính hợp lý và đảm bảo tiêu chuẩn vận hành.

7. Quản trị rủi ro

• Nhận diện được các rủi ro có thể phát sinh trong công tác quản lý.
• Kiểm soát chặt chẽ việc đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và an toàn tài sản của đơn vị.
• Kiểm soát Bảng kiểm tuân thủ của Đơn vị (nếu có), đảm bảo tính an toàn và pháp lý trong hoạt động vận hành.

8. Quản lý khách thuê

8.1. Chăm sóc khách hàng

• Nắm vững Hợp đồng thuê và Chăm sóc khách thuê, đảm bảo nhân viên tuân thủ và thực hiện đúng quy trình/quy định, mang lại sự hài lòng cho khách thuê.
• Đánh giá và nhận định được tình trạng Kinh doanh của khách thuê; phối hợp cùng TNL & các khách thuê kinh doanh tốt để duy trì và phát triển; tìm phương án và giải pháp hỗ trợ và thúc đẩy việc tăng trưởng Doanh thu đối với các khách thuê chưa đạt hiệu quả.
• Triển khai khảo sát để đo lường sự hài lòng của khách thuê. Lập kế hoạch hành động để cải thiện các điểm chưa đạt theo chỉ tiêu của công ty đưa ra nhằm nâng cao tiêu chuẩn dịch vụ, tiêu chuẩn vận hành, đáp ứng và thỏa mãn được nhu cầu hợp lý từ khách thuê tại cơ sở.
• Triển khai họp định kỳ với khách thuê, đảm bảo tiếp thu ghi nhận những ý kiến/đóng góp từ khách thuê để có thông tin 2 chiều, hỗ trợ kịp thời đến khách trong hoạt động vận hành và kinh doanh tại cơ sở

8.2. Xây dựng và triển khai các hoạt động MKT

• Xây dựng và triển khai các hoạt động MKT tại cơ sở, kiểm soát chất lượng các chương trình theo các tiêu chuẩn, đạt được mục tiêu tăng trưởng của từng chương trình cụ thể.
• Kiểm soát hệ thống biển bảng, hình ảnh quảng cáo trong và ngoài TTTM/VP (nếu có), đề xuất điều chỉnh, thay thế để đảm bảo tính chính xác, phù hợp, đạt tiêu chuẩn vận hành của công ty.

8.3 Kiểm soát và cập nhật hoạt động Kinh doanh tại cơ sở

• Định kỳ nghiên cứu và đánh giá đối thủ cạnh tranh, phân tích Ưu-Nhược điểm của đối thủ, đồng thời đề xuất và áp dụng những điểm tốt từ đối thủ cạnh tranh cho cơ sở.
• Nắm bắt thị trường và xu hướng của ngành bất động sản bán lẻ; các hình thức dịch vụ vận hành Tòa nhà văn phòng/TTTM để có những thông tin mới nhất nhằm nâng cao hiệu quả công tác vận hành.
• Cập nhật tỷ lệ lấp đầy của TTTM/VP, thông báo với TNL để tìm kiếm khách thuê mới.
• Hiểu nguyên tắc phân loại khách thuê, thương hiệu và các nhóm ngành hàng nhằm phục vụ cho công tác quản lý/khai thác khách.
• Định kỳ đánh giá tình trạng khách thuê/ngành hàng kinh doanh tại TTTM/VP; đề xuất thay đổi/bổ sung khách hàng (nếu có).

9. Kiểm soát các dịch vụ tại Tòa nhà: Kiểm soát việc thực hiện của các nhà thầu thực hiện dịch vụ tại Tòa nhà như vệ sinh, an ninh, diệt côn trùng, …

10. Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc Ban QLVH khu VP & TTTM